Un coup en présentiel, un coup en distanciel, ici en visio depuis la maison, le café ou le bureau, là au téléphone tandis que les autres sont assis autour d’une table ou bien seul dans une salle de réunion avec des gens qui ont pour les uns la caméra ouverte avec les chats qui font la java en arrière-plan, pour les autres tout éteint et d’autres encore un avatar échappé du metavers qui gigote sur l’écran. C’était de la science-fiction il y a 3 ans, c’est notre quotidien maintenant. Mais comment piloter son propre travail et animer des échanges avec ses équipes dans ce dédale de canaux d’interactions. Voici quelques tuyaux.
Faites de VRAIS choix de modalités d’interaction
La multiplication des modalités nous donne plus de choix possibles pour répondre à nos besoins d’interaction. Mais il faut que ces choix restent des choix. Ne vous laissez pas imposer une modalité ou une autre pour de mauvaises raisons. On ne fait pas une visio parce qu’on a besoin d’être dans deux endroits différents à la fois, car jamais la visio n’a donné le don d’ubiquité à quiconque. En revanche, la visio en a épuisé plus d’un·e qui se sera retrouvé·e à traiter dans le même temps de 2, 3 ou davantage de problèmes différents. Une bonne raison de faire une visio, par exemple, c’est d’échanger avec des personnes qui sont géographiquement distantes et qui ne peuvent pas se déplacer pour se retrouver. Pensez aussi au téléphone, pour toutes sortes d’interaction qui nécessitent qu’on se parle un peu plus que par mail sans pour autant nécessiter une réunion en bonne et due forme. Pensez aux espaces de travail coopératif pour déposer des documents que vous voulez porter à la connaissance des uns et des autres sans que ça ait l’urgence d’un mail. Bref, pour chaque interaction, choisissez la modalité la mieux adaptée.
En pratique : Prenez votre agenda de la semaine prochaine et en face de chaque rendez-vous prévu, indiquez ce que vous attendez de l’échange. Vous ne ferez pas le même choix de modalité selon que vous avez besoin de récupérer/donner une information, de brainstormer avec votre équipe, de faire un entretien de recadrage avec un·e collaborateur·rice, de partager une vision, de faire avancer un dossier en cours de production. Choisissez ensuite le moyen de communication le plus pertinent en fonction des attendus.
Soyez lisible et ferme sur le cadre donné à chaque interaction
L’hybride, c’est bien parce que cela multiplie les possibilités de définir le cadre des échanges. Mais ça ne veut pas dire que chacun·e impose son cadre ! Si vous estimez qu’un échange a besoin de se réaliser en présentiel, défendez cette position et tenez-là. L’une des personnes qui doit participer à l’échange annonce qu’elle ne pourra pas être sur place ? Préférez une autre date où chacun·e pourra être là. Si vous avez de bonnes raisons de considérer que lors de telle ou telle visio, il est nécessaire de capter aussi les signes non-verbaux, expliquez-le et demandez à ce que les caméras soient ouvertes. En distanciel, ne zappez pas les étapes de mise en place du cadre qui sont encore plus nécessaires qu’en face-à-face : rappelez les objectifs de la rencontre, posez l’ordre du jour, précisez les règles du jeu de la prise de parole, nommez un time-keeper et un·e rapporteur·rice qui fera le compte-rendu. Terminez systématiquement vos réunions par une brève de synthèse des « pour action » (et non par un « je vous laisse, j’ai ma visio suivante qui commence »).
En pratique : Dans toutes les invitations que vous émettez, précisez les modalités (présentiel/distanciel). Si c’est en présentiel, le lieu de la rencontre. Si c’est en distanciel, la solution qui sera utilisée (histoire que chacun·e s’assure d’avoir le logiciel installé sur son équipement AVANT le début de la réunion). Indiquez aussi dans l’invitation le sujet de l’échange et si possible un ordre du jour et/ou une liste des attendus (quel travail doit être fait en amont, quels documents doivent avoir été consultés…). Pour les invitations émises par d’autre, n’hésitez pas à demander que ces éléments soient ajoutés avant d’accepter d’inscrire le rendez-vous dans votre agenda.
Faites de l’hybride un terrain de conscientisation et d’innovation dans les pratiques
Pour tirer le meilleur de l’hybridation, faites exister ce que ce mode de travail change et apporte à la relation. Par exemple, quand vous faites une réunion semi-présentielle semi-distancielle, quelles sont les problématiques de maintien de l’attention de tou·te·s ou de répartition de la parole entre les un·e·s et des autres qui apparaissent ? Dans quelle mesure ces problématiques sont-elles le reflet d’un fonctionnement du collectif qui, même quand il est réuni dans la même pièce, n’engage pas tout le monde de la même façon ? Quelles réponses allez-vous pouvoir apporter en hybride à ces enjeux que vous pourrez dupliquer dans des contextes plus simples ?
En pratique : Lors de réunions hybrides, demandez à chaque participant·e de partager très concrètement son point de vue, c’est-à-dire de s’exprimer sur l’endroit où il/elle se trouve, dans quelles conditions il/elle est installé·e, ce qu’il/elle a fait avant et va faire après. En connaissance de la situation des un·e·s et des autres (et donc en meilleure capacité d’empathie), chacun·e peut ensuite adapter sa posture et son propos pour s’adresser au collectif de la façon la plus audible, la plus pertinente, la plus adaptée pour se faire comprendre.
