Vous êtes débordé·e ? Vous avez l’agenda en surchauffe, la boîte mail au bord de l’implosion, le frigo de la maison et l’écran de l’ordi recouverts de post-its, une to-do list presqu’aussi longue qu’un roman de James Joyce, et la charge mentale en cocotte-minute ?
On veut bien croire que dans ses conditions, si quelqu’un·e de (fort) bon sens et de (très) bien intentionné·e vient vous dire qu’il « faut mieux s’organiser », il y a des chances pour que vous ne soyez pas forcément en état d’appliquer immédiatement tous les enseignements de votre super-formation en CNV !
Eh oui, l’injonction à la bonne organisation, c’est bien mignon, mais sans proposition pour la mise en œuvre, c’est plus agaçant qu’aidant !

Bonne nouvelle : des méthodes existent pour apprendre à s’organiser. Parmi celles-ci, on a repéré le « GTD » pour « Getting Things Done », la méthode développée par David Allen.

Une vision de la productivité au service du bien-être (et vice versa) : chasser le stress !

La méthode Allen repose sur l’idée, désormais bien comprise, que productivité et bien-être vont de pair : bien dans ses baskets et dans sa peau, on fait les choses plus vite, plus facilement et mieux ; et quand on fait les choses avec plus d’aisance et de plaisir, on gagne en estime de soi, en confiance et en compétences.
Un vrai cercle vertueux… Qu’un agent perturbateur aussi vicieux que puissant s’attache à faire dérailler : le stress !

Le stress recouvre l’ensemble des réactions d’adaptation de l’organisme à des contraintes, pressions ou menaces extérieures. On lui reconnaît quelques qualités : on parle de « bon stress » pour féliciter la réactivité avec laquelle il peut nous faire réagir en cas de danger imminent ou, autre exemple, pour qualifier le trac qui permet de se dépasser dans une situation à enjeu, telle qu’une prise de parole en public.
Mais le stress n’a plus rien de bon quand il s’installe dans les affaires courantes : il fatigue, angoisse, entame la confiance, favorise la maussaderie et/ou la colère et fait le lit des erreurs et biais de décisions… Une méthode d’organisation doit donc avoir pour but premier de chasser le stress. C’est ce qui la distingue de certains process, notamment de contrôle-validation, qui génèrent parfois davantage de pression qu’ils ne favorisent une saine productivité.

L’état de flow : un objectif à la fois !

La méthode GTD de David Allen nous invite à nous mettre en « état de flow », en nous focalisant sur un seul objectif à la fois. Celui qui, là tout de suite, est le plus important et mérite que nous y consacrions tous nos efforts.
Concrètement, ça signifie prioriser. Oui, mais en considérant que ce qui arrive en n°2, n°3, n°4 et ainsi de suite sur la liste des choses à faire sort (pour l’instant) du champ.
Je n’écris pas cet article en m’inquiétant de savoir quand et comment j’écrirai le suivant ni effectuerai toute autre tâche inscrite sur ma to-do-list. Je me concentre.

S’il y a une vraie urgence extérieure justifiant que je m’interrompe, je peux compter sur les autres pour venir me déranger.
Sachant qu’en leur montrant que je suis focalisé·e sur ce que je fais quand je le fais, que ce soit en m’isolant pour travailler seul·e ou en étant pleinement présent·e au collectif quand je suis avec d’autres, je leur apprends à ne m’interrompre dans une activité que si, vraiment, vraiment, il y a une urgence !… Et une urgence qui nécessite que je réagisse.

Lâcher-prise : définissez le territoire raisonnable de vos engagements

Oui, mais alors, ça veut dire que des tas de choses vont se passer sans moi ?!! Le principe de réalité a une annonce solennelle à vous faire : tous les jours, chaque minute, chaque seconde, tout près de vous comme à l’autre bout de la planète, des choses se passent sans vous. Soyons encore plus direct : on se passe de vous.

Mais pas pour tout ! Il y a des choses pour lesquelles vous êtes bel et bien indispensable. Cependant, vous pouvez définir vous-même le périmètre de votre indispensabilité. En fonction de vos valeurs (ce qui compte le plus pour vous), de vos intérêts (ce qui vous est profitable), de vos ambitions (là où vous voulez aller), de votre personnalité (ce qui correspond à votre tempérament) et de votre contexte (ce que les codes de votre environnement exigent a minima).

Au clair avec ces paramètres, vous pouvez prendre des engagements raisonnables… Et réalisables ! C’est-à-dire sans trop vous charger la barque (il est parfaitement permis de refuser une opportunité, même très flatteuse, si ce dont vous avez besoin en ce moment, c’est avant tout de temps pour vous) et en vérifiant la compatibilité de tout nouvel engagement avec d’autres déjà pris (le « conflit d’agenda », quand deux rendez-vous ont été calés à la même heure suffit à donner un aperçu du stress suscité par l’incompatibilité des engagements).

L’architecture de vos engagements est modulable (vous pouvez renoncer à certains pour en prendre de nouveaux, tout est question d’agenda de la transition) et négociable : conjoint·e, collègues, partenaires et autres parties prenantes de vos projets peuvent être mobilisé·e·s pour co-construire les conditions de votre engagement.
Par exemple, quand vous prenez un poste à hautes responsabilités, quelles limites posez-vous à votre disponibilité en présentiel et au rythme de vos déplacements ? Quelles solutions imaginent vos équipes pour que les dossiers avancent même quand vous n’êtes pas là ? Que propose votre partenaire de vie pour reconfigurer l’organisation familiale ?

Le secret du succès de l’approche GTD : la régularité

L’approche de David Allen consiste à bâtir le socle d’organisation de la vie courante le plus fiable qui soit de façon à ce que l’imprévu soit le moins perturbant possible. La clé, c’est la régularité. Toute tâche inscrite dans l’organisation courante doit être accomplie… Sans retard. Car, outre le fait que la procrastination est facteur de stress en soi, la tâche inaccomplie est fortement susceptible de devenir plus complexe quand on la délaisse. Un exemple tout simple :  si vous reportez le moment de descendre la poubelle, le risque augmente mécaniquement que le sac plus lourdement chargé de déchets craque ! On ne vous fait pas un dessin de l’enchaînement des événements (anecdotiques mais pénibles) qui suivent. Si vous laissez les messages s’empiler dans votre boîte mail, il y a fort à parier pour que le moment où vous déciderez à répondre, d’une part vos interlocuteurs/interlocutrices soient plus irrité·e·s, et avec cela que la relation soit moins souple, et d’autre part que vous passiez plus de temps à remonter le fil de la discussion en essayant de comprendre les tenants et aboutissants des échanges plutôt que de vous concentrer sur la réponse pertinente à donner.

En GTD, tout ce qui appartient au rituel reste dans le rituel. Si on ne parvient pas à s’y tenir, c’est que le socle organisationnel n’est pas adapté au contexte. Dont acte : retour à la case définition des engagements et négociation des conditions de leur exécution.

En résumé : les 5 étapes de la méthode GTD

En synthèse, voici les 5 étapes clés de la méthode GTD :

1/ Collecter

On traite des tâches de sa vie courante, comme de la boîte réception de sa messagerie. On vire les spams (Ca ne vous viendrait pas à l’idée d’écrire une réponse argumentée aux pubs que vous recevez ? Pourquoi vous donneriez-vous la peine de rédiger un grand plaidoyer pour répondre à un message dont le contenu indique l’état d’esprit de la personne qui l’adresse davantage qu’il ne vous formule une demande ! Pensez-y la prochaine fois que vous recevez un message stérilement agressif), on jette un œil rapide à ce qui relève de l’information simple appelant seulement votre attention, et on identifie ce qui semble appeler une action de sa part.

2/ Clarifier

On réceptionne et on classe ce qui relève de l’information simple, au cas où on aurait besoin de s’y référer.

Dans la liste de ce qui semple appeler une réponse/action, on fait le point sur ce qui peut être réglé en quelques minutes par soi-même, ponctuellement et sans intervention d’un tiers. Et zou, on s’en débarrasse.

Ce qui pourrait être réglé par soi-même mais qui présente une forme de récurrence improductive (ça fait déjà trois fois qu’un·e collègue vous demande de lui fournir un document pourtant disponible sur le drive d’équipe !) justifie que vous preniez le temps d’élaborer un process organisationnel vous permettant, ainsi qu’au(x) tiers impliqué(s), d’autonomiser et automatiser/ritualiser la tâche (réalisez par exemple une petite fiche memo indiquant pas à pas où et comment trouver les docs utiles sur le drive).

Ce qui correspond à un « projet actif », demandant que vous interveniez, justifie que vous vous y penchiez avec concentration. Si plusieurs projets se présentent en même temps, vous allez devoir organiser, projet après projet, la succession des actions qu’il exige.

3/ Organiser

Vous avez maintenant la liste de vos « projets actifs ». Définissez pour chacun le périmètre de votre engagement : en êtes-vous responsable de A à Z et à 100% ou bien pouvez-vous déléguer une partie ? Dans le second cas, vous voilà manager ! Votre rôle : réunir et mobiliser les ressources, planifier les tâches et assurer la coordination entre les différentes parties impliquées, mettre en place les outils et espaces-temps du travail collaboratif, suivre l’avancée des travaux et entretenir la motivation des équipes…

4/Examiner

Votre rôle, c’est aussi d’évaluer régulièrement l’organisation mise en place. Ca prend plus de temps que prévu ? Ca grince dans les tuyaux de transmission de l’information ? Ca résiste du côté de l’implication ? La dépense de ressources (dont la plus précieuse : l’énergie des équipes) est surdimensionnée par rapport aux résultats atteints ? Les outils de travail collaboratif sous-utilisés, voire carrément ignorés ? C’est que le modèle organisationnel a besoin d’être adapté. Et, dans des environnements rapidement changeants comme ceux que nous connaissons aujourd’hui, il faut s’attendre à ce que ce besoin de réajustement se présente relativement souvent. Pas de panique : ce n’est pas que vous avez échoué à mettre en place une bonne organisation, c’est juste que la réalité est un corps mouvant et que le collectif est un organisme vivant ; rien de plus normal que pour y remplir sa fonction de cadre sécurisant, le process ait fréquemment besoin de se transformer.

5/ Agir

Et maintenant, vous allez pouvoir agir, vous ! Là où vous êtes indispensable, en tant que manager c’est une chose, mais aussi en tant qu’expert·e de votre partie (pour ce qui concerne le boulot) ou en tant qu’objet/sujet d’attachement sans égal (comme dans l’amitié ou la parentalité). Vous allez aussi agir là où vous avez envie d’agir, là où vous allez y prendre du plaisir, que ce soit en apprenant des choses, en vous amusant ou en vous dépassant. Voilà le but du « Getting things done » (GTD) : garder le plus d’espace possible dans son existence pour jouir pleinement des bonnes expériences !